Instrucciones generales

Todos los Directores o (sus designados) de instalaciones o programas residenciales que manejen, autoricen o certifiquen la Oficina para Personas con Discapacidades del Desarrollo (Office for People With Developmental Disabilities, OPWDD), la Oficina de Salud Mental (Office of Mental Health, OMH), la Oficina de Servicios contra el Alcoholismo y el Abuso de Sustancias (Office of Alcoholism and Substance Abuse Services, OASAS) o la Oficina de Servicios Infantiles y Familiares (Office of Children and Family Services, OCFS) están obligados a denunciar inmediatamente la muerte de una persona vulnerable tras su descubrimiento (por presenciarla o por enterarse de ella). La denuncia debe hacerse antes de que se cumplan 24 horas después del descubrimiento. Esta denuncia inmediata de la muerte se realizará al teléfono de la línea de notificación de defunción del Registro Central de Personas Vulnerables (Vulnerable Persons Central Register, VPCR) al 1-855-373-2124, el cual es un número diferente al de la línea directa del VPCR para denunciar abuso, abandono e incidentes significativos.

Después de denunciar la muerte a la Línea de Notificación de Defunción del VPCR, los Directores (o sus designados) completarán la denuncia de la defunción designada del Centro de Justicia tan minuciosamente como les sea posible en cinco días laborales después del descubrimiento de la muerte. Este formulario puede encontrarse en el sitio web del Centro de Justicia y también puede estar disponible dentro del sistema de gestión de incidentes de la Agencia de Control Estatal (State Oversight Agency, SOA) del operador. Deben rellenarse todos los campos del formulario al leal saber de quien haga la denuncia. Parte de la información exigida puede no ser pública o no estar disponible al momento de rellenar el formulario. Si la información no está disponible, debe ofrecerse una explicación. También debe enviársele un informe de la autopsia del fallecido al Centro de Justicia en 60 días laborales. El Centro de Justicia puede extender este período si se presenta una buena razón.

Requisitos para la denuncia de abuso y abandono

Si existe alguna razón para sospechar de abuso o abandono relacionados con una muerte, esto debe denunciarlo aparte a la línea directa del Registro Central de Personas Vulnerables (VPCR) al 855-373-2122 de conformidad con los requisitos para denunciar estipulados por el Centro de Justicia. Los programas no residenciales también deben denunciar mediante la línea telefónica del VPCR el abuso o abandono relacionados con la muerte.

Denuncias de muerte exigidas

Se exige la denuncia de la muerte de las personas en los siguientes programas o instalaciones:

La persona recibía servicios de un centro o programa residencial manejado, autorizado o certificado por la Oficina para Personas con Discapacidades del Desarrollo (OPWDD) al momento de su muerte o en los 30 días anteriores a ella.

La persona recibía servicios de un centro o programa residencial manejado, autorizado o certificado por la Oficina de Salud Mental (OMH) al momento de su muerte o en los 30 días anteriores a ella.

La persona recibía servicios de un centro o programa residencial manejado, autorizado o certificado por la Oficina de Servicios contra el Alcoholismo y el Abuso de Sustancias (OASAS) al momento de su muerte o en los 30 días anteriores a ella.

Al momento de su muerte o en los 30 días anteriores a ella, la persona recibía servicios de alguno de los siguientes: un centro o programa residencial manejado por la Oficina de Servicios Infantiles y Familiares (OCFS) para los jóvenes bajo custodia del Comisionado de dicha oficina; un centro residencial certificado y autorizado por la OCFS que sirva a niños abandonados, abusados, descuidados o dependientes, personas con necesidad de supervisión o delincuentes juveniles; un Hogar de Tipo Familiar para Adultos de la OCFS; un programa de jóvenes fugitivos y sin hogar certificado por la OCFS; o un centro de detención juvenil certificado por la OCFS.

En los casos en los que una persona haya recibido servicios de más de una agencia proveedora, incluso si las agencias proveedoras tienen la autorización y la certificación de la misma Agencia de Control Estatal, solo la agencia proveedora regional debe denunciar la muerte ante el Centro de Justicia. (Por ejemplo: una persona recibió servicios residenciales de la Agencia Proveedora A y servicios de salud mental clínica de la Agencia Proveedora B; solo la Agencia Proveedora A debe denunciar la muerte de la persona tan bien como le sea posible).

Distribución

Los Directores (o sus designados) deben presentar la Denuncia de Defunción del Centro de Justicia ante el Secretario Ejecutivo de la Junta Médica de Supervisión de Higiene Mental. Se prefiere que estos formularios se reciban mediante fax (518-457-3503), pero también pueden enviarse por correo al Centro de Justicia para la Protección de Personas con Necesidades Especiales del Estado de Nueva York a 401 State Street, Schenectady, NY 12305. 

Todos los centros y programas también deben garantizar el cumplimiento de otros reglamentos y normas correspondientes.

Instrucciones específicas

El comienzo del formulario solicita el registro del número de confirmación de la denuncia del Centro de Justicia que el VPCR proporcionó la primera vez que se denunció la muerte. También se solicita la información de identificación del fallecido al momento de su muerte (nombre completo, fecha de nacimiento, edad, sexo, etnia, estatura y peso). 

Sección 1: Datos de la denuncia de la agencia/centro/programa

Esta sección solicita la información esencial de la agencia y del programa residencial específico que servía a la persona: los nombres, títulos y números de contacto de personal clave de la agencia; la fecha en la que la persona empezó a recibir los servicios del centro o del programa; y la SOA que maneja, autoriza y certifica el centro o programa (la OPWDD, la OMH, la OASAS o la OCFS). 

Sección 2: Información del beneficiario

Esta sección solicita la información esencial de la persona, lo que incluye su relación con la agencia que hace la denuncia y con otros proveedores conocidos, así como los diagnósticos existentes y medicamentos que tomaba al momento de la muerte y visitas médicas/psiquiátricas/por abuso de sustancias a la sala de emergencias u hospitalizaciones necesarias.

La información concerniente a la relación entre la agencia y la persona pretende distinguir el nivel de atención que se le ofreció a la persona, el cual podría variar entre hospitalización/institucionalización, residencial de la comunidad y solo servicios ambulatorios. Para completar esta sección, seleccione la opción que mejor describa la relación entre la agencia y el fallecido al momento de su muerte. Si la misma agencia le prestaba varios servicios a la persona, debe tomarse en cuenta el tratamiento más intensivo para completar esta sección. Si la persona recibió servicio residencial en cualquier nivel, también deberá indicarse el tipo del programa (por ejemplo: programas residenciales de la OPWDD: ICF, IRA; programas residenciales de la OMH: hospital del Artículo 28 o del Artículo 31, investigación clínica; programas de la OASAS: servicio hospitalario de rehabilitación, Programa de Tratamiento de Mantenimiento de Metadona (Methadone Maintenance Treatment Program, MMTP); programas de la OCFS: Centro de Retención Segura (Secure Detention Center, RTC). Esta sección también pretende obtener información sobre otros proveedores de servicio, de conocerse alguno.

En esta sección deben identificarse con exactitud y por completo todos los diagnósticos existentes (médicos, psiquiátricos y de abuso de sustancias) y medicamentos recetados de la persona al momento de su muerte. Pueden ingresarse los códigos de la Clasificación Internacional Estadística de Enfermedades (International Statistical Classification of Diseases, ICD) correspondientes a la persona si están disponibles, pero no es necesario. No deben registrarse en esta sección las enfermedades o condiciones no diagnosticadas antes de la muerte de la persona que se descubran como resultado de la autopsia o de un examen médico. Además, las visitas a la sala de emergencia y/o las hospitalizaciones deben reflejarse en esta sección.  

Sección 3: Datos de la muerte

Esta sección solicita información específica concerniente a la muerte de la persona, lo que incluye la forma y causas médicas, el lugar y los posibles acontecimientos que la antecedieron justo antes de ocurrir dicha muerte. 

En esta sección se solicitan la fecha específica de la muerte, real o declarada, así como la dirección y clasificación del lugar donde ocurrió. Se entiende que el nivel de servicio que se le ofreció a la persona al momento de su muerte impactará directamente la posibilidad de la agencia de ofrecer esta información. Si bien se prefiere el momento real de la muerte de la persona, según la naturaleza de los servicios que se le ofrecieron al beneficiario el momento de la muerte declarado oficialmente por un profesional médico (o designado) puede ser la mejor información disponible. Igualmente, quien hace la denuncia debe incluir la dirección específica del lugar de la muerte y la clasificación de la ubicación tan bien como le sea posible. Las clasificaciones de la ubicación son las siguientes:

  •        Comunidad (residencia privada de la persona, de un familiar y ubicación comunitaria general)
  •        Hospital
  •        Residencia (entorno residencial manejado, autorizado o certificado)
  •        Desconocido (quien denuncia desconoce la ubicación específica de la muerte)

Una fuente confiable debe proporcionar la causa de muerte (Cause of Death) y la forma de muerte (Manner of Death) de la persona, preferiblemente un certificado de defunción, síntesis hospitalaria o informe oral de un funcionario forense o médico forense (Medical Examiner, ME). A menos que se especifique directamente en la documentación médica, no debe establecerse “paro cardiorrespiratorio” como COD, puesto que este ocurre en cada muerte. Se entiende que esta información puede desconocerse o no estar disponible, particularmente para las personas que recibieron servicios no residenciales. De ser así, la indisponibilidad de esta información debe reflejarse en el formulario con una explicación; no deben dejarse preguntas en blanco.

La información restante de esta sección del formulario solicita información adicional concerniente a las circunstancias inmediatas que llevaron a la muerte de la persona. Los proveedores residenciales deben identificar claramente la información sobre si la persona tenía órdenes legales activas de no intubación (Do Not Intubate, DNI)/no resucitación (Do Not Resuscitate, DNR) o de si había recibido medicamentos de emergencia por motivos psiquiátricos/del comportamiento en las 24 horas de la muerte.

Sección 4: Síntesis explicativa

Esta sección solicita información específica de la condición médica, psiquiátrica y de comportamiento de la persona en los 90 días anteriores a la muerte. Según el nivel de servicio que se le ofreció, se solicita información específica respecto a las cuestiones médicas y psiquiátricas de rutina que llevaron a su muerte, sus dietas y cuidados activos durante este período y una explicación de los cambios principales en la provisión/tratamiento/funcionamiento del servicio que hayan ocurrido con la persona.

La información sobre la atención médica de rutina de la persona simplemente reflejará la presencia y participación del proveedor médico con la persona y las consultas más recientes del fallecido con el proveedor. En la mayoría de los casos, la identificación de problemas médicos o psiquiátricos agudos en los 90 días anteriores reflejarán simplemente la presencia de cuestiones específicas, excepto por la pérdida/subida de peso y cambios en los hábitos intestinales. Estos problemas solicitarán información respecto a la gravedad del cambio de la condición (por ejemplo: la persona subió 35 libras en los últimos 90 días; se descubrió que tuvo obstrucción intestinal parcial 7 días antes de su muerte). 

La información sobre los cuidados activos de la persona incluirán, entre otros, una descripción de cualquier nivel de supervisión prescrito que recibía y cualquier cambio en este (por ejemplo: se aumentó el nivel de supervisión de revisiones de 15 minutos a supervisión constante dos días antes de la muerte debido a un aumento en los problemas del comportamiento; la persona estaba en un centro de retención segura y bajo vigilancia en todo momento excepto en las noches, que es cuando estaba asegurada en su habitación).

La información dietética que se proporcione será precauciones médicas para el beneficiario del servicio, así como una evaluación inicial para saber si las precauciones dietéticas tenían seguimiento al momento de la muerte de la persona. 

Se explicará cualquier cambio identificado en los servicios, régimen de tratamiento y niveles de funcionamiento de la persona tanto con casillas de selección simple como con una descripción en el campo explicativo a continuación. En este campo deberá proporcionarse cualquier otra información del formulario que requiera mayor aclaración o explicación, así como cualquier otra información que pueda ilustrar/explicar las circunstancias o la causa de la muerte de la persona. Para muertes repentinas o inesperadas en una unidad hospitalaria o en un entorno residencial, la información sobre la condición corporal y los factores ambientales suelen ser importantes para los investigadores y deben escribirse y registrarse en este campo.