Istruzioni generali

Ogni direttore (o rispettivo delegato) di una struttura residenziale o di un programma residenziale gestito, autorizzato o certificato dall’Ufficio per le persone con disabilità dello sviluppo (OPWDD - Office for People With Developmental Disabilities), l'Ufficio per la salute mentale (OMH - Office of Mental Health), l'Ufficio dei servizi sull'alcolismo e l'abuso di sostanze (OASAS - Office of Alcoholism and Substance Abuse Services), l'Ufficio per i servizi ai minori e alle famiglie (OCFS - Office of Children and Family Services) ha l’obbligo di denunciare immediatamente il decesso di una persona vulnerabile appena avrà saputo (perché testimone diretto o messo al corrente) di tale decesso. La denuncia deve essere effettuata entro e non oltre le 24 ore dall’avvenuta scoperta. L’immediata denuncia di morte dovrà essere effettuata telefonando alla Linea per le denunce di morte del Registro centrale delle persone vulnerabili (VPCR - Vulnerable Persons Central Register) al numero 1-855-373-2124, distinto dalla linea diretta VPCR destinata alla denuncia di abuso, abbandono ed episodi significativi.

Dopo l’iniziale denuncia di morte alla Linea per le denunce di morte VPCR, ogni Direttore (o rispettivo delegato) dovrà compilare l’apposita denuncia di morte del Centro per la giustizia, nel modo più completo possibile, entro cinque giorni lavorativi dalla scoperta del decesso. Tale modulo è reperibile sul sito Web del Centro per la giustizia e potrebbe anche essere disponibile nel sistema di gestione degli episodi dell’Agenzia di vigilanza statale (SOA - State Oversight Agency). Ogni campo del modulo deve essere completato al meglio delle conoscenze del denunciante. È possibile che, al momento della compilazione, alcune informazioni non siano note o disponibili. Se non sono disponibili informazioni, occorre fornire una spiegazione. Al Centro per la giustizia deve essere inviato entro 60 giorni lavorativi anche un referto autoptico del defunto. Se si dimostra l’esistenza di una valida causa, il Centro per la giustizia può prorogare tale termine.

Requisiti delle denunce di abuso e abbandono

Se esiste qualche motivo di sospettare un abuso o abbandono in relazione a un decesso, occorre segnalarlo a parte alla Linea diretta del Registro centrale delle persone vulnerabili (VPCR - Vulnerable Person’s Central Registry), al numero 855-373-2122 in conformità ai requisiti di denuncia obbligatori del Centro per la giustizia. Anche i programmi non residenziali devono segnalare alla linea diretta VPCR un sospetto abuso o abbandono in relazione a un decesso.

Denunce di decesso obbligatorie

Sono obbligatorie le denunce di decesso relative a persone presenti nelle seguenti strutture o programmi:

La persona stava ricevendo servizi da una struttura residenziale o un programma residenziale gestito, autorizzato o certificato dall’Ufficio per le persone con disabilità dello sviluppo (OPWDD - Office for People With Developmental Disabilities) al momento del decesso, oppure aveva ricevuto tali servizi nei trenta giorni precedenti alla sua morte.

La persona stava ricevendo servizi da una struttura residenziale o un programma residenziale gestito, autorizzato o certificato dall’Ufficio per la salute mentale (OMH - Office of Mental Health) al momento del decesso, oppure aveva ricevuto tali servizi nei trenta giorni precedenti alla sua morte.

La persona stava ricevendo servizi da una struttura residenziale o un programma residenziale autorizzato o certificato dall’Ufficio dei servizi per l’alcolismo e l’abuso di sostanze (OASAS - Office of Alcoholism and Substance Abuse Services) al momento del decesso, oppure aveva ricevuto tali servizi nei trenta giorni precedenti alla sua morte.

La persona stava ricevendo servizi al momento del decesso, oppure aveva ricevuto tali servizi nei trenta giorni precedenti la sua morte da uno dei seguenti soggetti: una struttura residenziale o un programma residenziale per la gioventù gestiti dall’Ufficio per i servizi ai minori e alla famiglia (OCFS - Office of Children and Family Services (OCFS), sotto la custodia del Commissario dell’OCFS; stava ricevendo servizio da una struttura residenziale autorizzata o certificata dall’OCFS che si occupa di bambini abbandonati, abusati, trascuranti, a carico, persone che hanno necessità di vigilanza, oppure delinquenti minorili; stava ricevendo servizi da una Casa famiglia per adulti OCFS; stava ricevendo servizi da un programma per la gioventù in fuga da casa e senza casa certificato dall’OCFS; oppure stava ricevendo servizi da una struttura di detenzione minorile certificata dall’OCFS.

Nei casi in cui una persona abbia ricevuto servizi da più agenzie fornitrici, anche se tali agenzie siano autorizzate o certificate dalla stessa Agenzia di vigilanza statale, il decesso al Centro per la giustizia dovrà essere denunciato esclusivamente dall’agenzia fornitrice residenziale. (Esempio: una persona riceveva servizi residenziali dall’Agenzia fornitrice A e riceveva servizi clinici di salute mentale all’Agenzia fornitrice B; solo l’Agenzia fornitrice A ha l’obbligo di denunciare il decesso della persona al meglio delle proprie capacità).

Distribuzione:

I direttori (o rispettivi delegati) devono inviare la Denuncia di decesso del Centro per la giustizia al Segretario esecutivo, Comitato d’esame medico di igiene mentale. È preferibile far pervenire tali moduli tramite fax (518-457-3503), ma è possibile procedere all’invio anche per posta indirizzata al NYS Justice Center for the Protection of People with Special Needs, 401 State Street, Schenectady, NY 12305. 

Tutte le strutture o i programmi devono anche garantire l’ottemperanza ad altre norme e regolamentazioni vigenti.

Istruzioni specifiche

La parte iniziale del modulo richiede l’inserimento del Numero di conferma della denuncia di episodio del Centro di giustizia, fornito dal VPCR al momento della prima denuncia di decesso. Sono anche obbligatori i dati identificativi del defunto al momento del decesso (nome completo, data di nascita, età, origine etnica, altezza e peso). 

Sezione 1: Dati su agenzia/struttura/programma che effettua la denuncia

Questa sezione richiede informazioni essenziali sull’agenzia e il programma residenziale specifico che ha fornito servizi alla persona: i nomi, i titoli, i numeri di contatto relativi al personale dell’agenzia chiave; la data in cui la persona ha iniziato a ricevere servizi dalla struttura o dal programma; la SOA che gestisce, autorizza o certifica la struttura o il programma (OPWDD, OMH, OASAS, o OCFS). 

Sezione 2: Dati del destinatario

Questa sezione richiede informazioni essenziali sulla persona, compresa la relazione con l’agenzia denunciante, il rapporto della persona con altri fornitori noti, diagnosi esistenti e medicinali che assumeva al momento del decesso, accanto a recenti visite mediche/psichiatriche/su abuso di sostanze presso un Pronto soccorso (ER) o ricoveri richiesti.

Le informazioni relative al rapporto tra l’agenzia e la persona tendono a distinguere il livello di cura che era fornita alla persona, che potrebbe spaziare dal ricovero in ospedale/istituto, ai servizi residenziali in comunità fino ai soli servizi ambulatoriali. Per compilare questa sezione, selezionare la scelta che descrive più esattamente il rapporto tra l’agenzia e il defunto al momento del decesso. Se la stessa agenzia forniva più servizi alla persona, nella compilazione di questa sezione occorre considerare l’ambiente di trattamento più intensivo. Se la persona riceveva qualche livello di servizio residenziale, occorre anche indicare il tipo di programma (esempi: Programmi residenziali OPWDD: ICF, IRA; Programmi residenziali OMH: Art. 28 Ospedale, Art. 31 Ospedale, CR; Programmi OASAS: Servizio di riabilitazione in regime di ricovero, MMTP; Programmi OCFS: Centro di detenzione protetto, RTC). Questa sezione tenta anche di ottenere informazioni su altri fornitori di servizi, se noti.

Tutte le diagnosi esistenti (medica, abuso di sostanze e psichiatrica) e i medicinali prescritti alla persona al momento del decesso devono essere identificati in modo accurato e completo in questo sezione. Se sono disponibili i corrispondenti codici ICD relativi alle diagnosi della persona, possono essere inseriti, ma non sono richiesti. In questa sezione non devono essere registrate le malattie o le problematiche mediche non diagnosticate prima del decesso della persona, scoperti a seguito dell’autopsia o di visita medica. Inoltre, in questa sezione, occorre riportare le visite in pronto soccorso e/o i ricoveri ospedalieri più recenti.  

Sezione 3: Dati del decesso

Questa sezione richiede informazioni specifiche relative al decesso della persona, tra cui la modalità e la causa determinate sotto il profilo medico della morte della persona, il luogo del decesso ed eventuali eventi verificatisi immediatamente prima del decesso della persona. 

In questa sezione, occorre inserire la data esatta della morte, l’ora del decesso effettiva o rilevata, nonché l’indirizzo e la classificazione del luogo dove è avvenuto il decesso. È inteso che il livello di servizio fornito alla persona al momento del decesso inciderà direttamente sulla capacità dell’agenzia di fornire tali informazioni. Anche se si preferirebbe l’ora effettiva di decesso della persona, in base alla natura dei servizi prestati alla persona, è possibile che la più valida informazione disponibili sia l’ora del decesso ufficiale rilevata da un medico (o delegato). Analogamente, l’indirizzo esatto del luogo in cui è avvenuto il decesso e la classificazione della località saranno compilate al meglio delle capacità del denunciante. Le classificazioni della località sono: 

·         Comunità (residenza privata della persona, residenza di familiare, luogo di comunità generale)

·         Ospedale

·         Residenza (ambiente residenziale gestito, autorizzato o certificato)

·         Ignota (il luogo esatto in cui è avvenuto il decesso non è noto al denunciante)

La causa di morte (COD) della persona e la modalità del decesso (MOD) della persona devono essere fornite ricorrendo a una fonte affidabile, preferibilmente un Certificato di morte, una Relazione dell’ospedale, oppure un referto verbale di un coroner o un medico legale (ME). Se non specificato direttamente sulla documentazione medica, non si deve indicare come COD “Arresto cardiopolmonare”, che si verifica in ogni decesso. È inteso che tale informazione potrebbe non essere nota o disponibile, in particolare nel caso di persone destinatarie di servizi non residenziali. In tale eventualità, l’indisponibilità di tale informazione deve essere riportata nel modulo, corredata di spiegazione; non devono restare voci in bianco.

Le restanti informazioni di questa sezione del modulo richiedono altri dati relativi alle circostanze immediate che hanno condotto alla morte della persona. Le informazioni circa l’eventualità che la persona avesse in atto ordini di Non intubare (DNI)/Non rianimare (DNR) o avesse ricevuto medicinali d’emergenza per motivi comportamentali/psichiatrici nelle 24 ore precedenti il decesso dovrebbero essere facilmente identificate da fornitori residenziali.

Sezione 4: Relazione sommaria

Questa sezione richiede informazioni specifiche sulle manifestazioni mediche, psichiatriche e comportamentali della persona nei 90 giorni precedenti il decesso. In base al livello di servizio fornito alla persona, sono richieste le informazioni riguardanti problemi medici e psichiatrici routinari che hanno condotto al decesso della persona, la vigilanza e le misure dietetiche in atto per la personale durante questo periodo e una descrizione de eventuali modifiche rilevanti verificatesi e riguardanti la persona inerenti a prestazione dei servizi/trattamenti/funzionamento.

Le informazioni sulle cure mediche routinarie della persona rifletteranno semplicemente la presenza del coinvolgimento dell’operatore medico presso la persona e gli incontri più recenti con il fornitore. Nella maggior parte dei casi, l’identificazione di problemi medici o psichiatrici acuti negli ultimi 90 giorni rifletterà semplicemente la presenza dei problemi specificati, tranne nel caso di acquisto/perdita di peso e cambiamento della regolarità intestinale. Tali problemi imporranno informazioni sulla gravità di tale cambiamento di condizione di salute (esempio: la persona è ingrassata di 35 libbre negli ultimi 90 giorni; è stata accertata nella persona un’occlusione intestinale parziale 7 giorni prima del decesso). 

Le informazioni sulle misure di salvaguardia in atto per la persona includeranno, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, una descrizione di ogni prescritto livello di vigilanza ricevuta dalla persona ed eventuali cambiamenti in tale livello di vigilanza (ad esempio: il livello di vigilanza della persona era stato aumentato da controlli di 15 minuti a una sorveglianza costante due giorni prima della morte, a causa di un numero maggiore di episodi comportamenti; la persona si trovava in un centro di detenzione protetto ed era monitorata visivamente in ogni momento, tranne durante le ore notturne, quando la persona era chiusa al sicuro nella sua stanza da letto).

Le informazioni sul regime alimentare saranno costituite dalle precauzioni ordinate sotto il profilo medico per la persona destinataria dei servizi, accanto a una valutazione iniziale riguardo all’ottemperanza delle precauzioni sul regime alimentare al momento del decesso della persona. 

Eventuali cambiamenti identificati riguardo ai servizi della persona, il regime di trattamento e i livelli di funzionamento saranno indicati tramite semplici caselle di controllo all’interno del modulo; dovranno poi essere descritti nel campo discorsivo seguente. Qualsiasi altra informazione nel modulo che richieda ulteriori chiarimenti o spiegazioni deve essere riportata in questo campo, accanto ad ogni altra informazione che potrebbe costituire un fattore in grado di illustrare/spiegare le circostanze e/o la causa del decesso della persona. Nel caso di decesso improvviso o inatteso di unità di ricovero o in un ambiente residenziale, le informazioni sulle condizioni del corpo e i fattori ambientali spesso rappresentano elementi importanti per gli investigatori e dovrebbero essere annotate e registrate in questo campo.